experience the next
 
Главная  > Журнал «Experience the Next»  > Статьи из журнала

Учет рабочего времени в системе «Интеллект»

24.10.2006

Основная задача автоматизированных систем контроля и управления доступом - ограничивать доступ на определенную территорию. Но обычно подобные системы могут лишь предоставлять информацию о том, кто вошел на территорию или вышел с нее и когда это произошло. Модуль учета рабочего времени (УРВ) в комплексе безопасности «Интеллект» может также учитывать, сколько времени сотрудник находился на территории, которая является для него рабочей. В этой статье мы рассмотрим принципы работы модуля УРВ.

Рассмотрим для начала простейший случай учета рабочего времени: на входе в здание стоит турникет, сотрудники подносят к нему пропуска (магнитные карточки), в результате чего фиксируется их приход на предприятие и уход с него. Таким образом можно определить, в какие дни человек появлялся на работе и сколько времени провел там. Следующий шаг развития системы - установка считывателей на дверях внутри здания для получения более детальной информации о том, где сотрудник находился и когда - сколько именно времени он потратил на выполнение работы, когда ходил на обед, сколько раз выходил покурить и так далее. Если назначить для каждого сотрудника (или группы сотрудников) график работы и рабочие помещения, можно будет посчитать, сколько часов он отработал по графику, сверхурочные часы работы, а также учесть нарушения трудового распорядка.

Перейдем к более подробному рассмотрению устройства и возможностей модуля УРВ в системе «Интеллект». Сам по себе модуль УРВ является интерфейсным, он создается и настраивается в разделе «Экраны» настроек «Интеллекта». Ядро системы отвечающее за расчет, реализовано на базе MS SQL сервера. Часть, отвечающая за графический интерфейс, никаких расчетов не производит, она используется только для ввода сведений о графиках работы, внесения корректировок и оправдательных/ сверхурочных документов, а также для вывода отчетов, относящихся к учету рабочего времени сотрудников.

Перечислим кратко возможности, которые предоставляет модуль УРВ. Он позволяет просматривать кадровую структуру предприятия по отделам и получать информацию по каждому сотруднику, формировать графики и схемы работы с различными периодами и назначать их индивидуально каждому сотруднику или отделу в целом, вести учет оправдательных и сверхурочных документов сотрудников, производить расчет суммарного отработанного времени каждого сотрудника подразделения и представлять результаты в табличной форме составлять отчет по суммарному отработанному времени сотрудников подразделений в Унифицированной форме Т12/T13, утвержденной Постановлением Госкомстата России, с возможностью печати и дальнейшего редактирования.

Остановимся на работе модуля подробнее. Как уже говорилось выше, для того чтобы вести учет отработанного времени сотрудника, ему нужно назначить в системе график работы и рабочие помещения (регионы). Чтобы наиболее подробно описать режим работы, «Интеллект» поддерживает различные графики: недельный (рабочую пятидневку), сменный (например сутки через двое) и месячный график (когда, например, рабочими являются четные дни месяца). Также график работы может быть скользящим: сотрудник должен отработать несколько часов в определенное время (например, 8 часов с 8:00 до 22:00) На дверях, разделяющих помещения, с обеих сторон должны быть установлены считыватели для карточек. Информация поступающая со считывателей, пройдя предварительную обработку, заносится в таблицу событий, на основании который впоследствии производится подсчет отработанного времени

Следует сказать несколько слов о корректировках, которые иногда приходится вносить вручную. Это бывает необходимо при возникновении ошибочных ситуаций Рассмотрим пример: сотрудник поднес карточку к считывателю, но не прошел в помещение. Через какое-то время он снова поднес карточку к считывателю с той же стороны. Программное обеспечение системы «Интеллект» позволяет обнаруживать подобные ситуации и выделять их в разделе «Журнал отработанного времени», в котором и вносятся ручные корректировки.

Другой вид поправок, с которыми неизбежно приходится сталкиваться, - это оправдательные и сверхурочные документы (шаблоны которых создаются в разделе «Документы»). Разумеется, если человек, например, не явился в какой-то день на работу, система не будет учитывать это время как рабочее. Однако если ввести для этого сотрудника оправдательный документ «Больничный», то пропущенное время будет учтено. Сверхурочные документы нужны для того, чтобы время, отработанное не по графику, засчиталось как сверхурочное. Модуль УРВ «Интеллекта» позволяет вводить разные виды документов, влияющих на расчет рабочего времени, это делается в разделе «Отделы». Впоследствии данные документы отображаются в отчетах, в том числе и в форме Т12/Т13.

Отчеты строятся в одноименном разделе модуля УРВ. В данном разделе пользователь может получить в виде статистики сведения о времени присутствия сотрудника на рабочем месте, времени, отработанном им в ночные часы, полном рабочем времени и переработке. В последнем релизе ПО «Интеллект» присутствуют отчеты о времени нахождения сотрудников в определенном регионе в заданный интервал времени и нарушениях трудового распорядка.

Как уже говорилось выше, информацию об отработанном времени с учетом корректировок и оправдательных/сверхурочных документов можно использовать для построения отчетов по форме Т12/Т13 - это также делается в разделе «Отчеты». Данная форма является входной для бухгалтерии и позволяет начислить сотруднику зарплату с учетом всех возможных факторов таких как больничные, сверхурочные, работа в ночное время, неявка на работу, работа в выходные и праздничные дни и т.д. Таким образом, модуль УРВ комплекса «Интеллект» позволяет не только получить информацию о перемещениях сотрудника для оценки эффективности его работы, но и подготовить данные для бухгалтерии в полуавтоматическом режиме.

Модуль УРВ системы «Интеллект» находится в процессе постоянного развития. Например, ведется работа над созданием новых, полезных с практической точки зрения форм представления статистики отработанного времени. Примером такой формы является круговая диаграмма, где в процентном отношении будет отражено распределение нарушений трудового распорядка по отделам, что нужно для оценки качества работы отделов в целом. Также в модуль планируется добавить возможность создания отчетов по нарушениям трудовой дисциплины.

Другое направление развития модуля УРВ - интеграция с различными системами бухгалтерского программного обеспечения Дело в том, что форма Т12/Т13 является довольно сложной и используется далеко не во всех бухгалтериях. Вместо нее используются отчеты, которые создаются установленным на предприятии программным обеспечением. Для удобства обработки данных об отработанном времени в бухгалтерии предприятия необходимо организовать экспорт этих данных из «Интеллекта» во внешние программные пакеты. В частности, сейчас ведется работа над экспортом информации в продукты «1С Бухгалтерия» и систему документооборота SAP, которые установлены на предприятиях, использующих модуль учета рабочего времени комплекса безопасности «Интеллект».

Алексей Шилкин


Полезные материалы